Geld verdwenen! Wat nu?

over het correct en veilig financieel beheren van een ouderwerking

We lezen het helaas af en toe in de krant koppen als :

’Moeder (45) gaat met 20.000 euro uit kas van oudercomité aan de haal: “Zelfs soep voor de leerlingen kunnen we niet meer betalen”
“Jaar cel voor man die rekening van het oudercomité plunderde”.

Voorzitter Jeroen en andere leden van de oudervereniging van de gemeenteschool in Boekhoute waren ook slachtoffer van oplichting door de penningmeester van de oudervereniging. Jeroen doet zijn verhaal aan KOOGO.

Diefstal in de ouderwerking

Jeroen vertelt dat er begin oktober 2022 een vermoeden ontstond dat er iets mis was met het financieel beheer van zijn ouderverenging.

Dit kwam omdat een aantal rekeningen niet betaald werden en leveranciers achter de betaling vroegen. Toen bleek dat het geld, dat op de rekening van de oudervereniging zou moeten staan, er niet was.

Op vergaderingen werd er altijd transparant gecommuniceerd over opbrengsten van activiteiten. Achteraf bleek echter dat deze opbrengsten niet gestort werden op de rekening en werden facturen niet betaald. 

Uiteindelijk bleek er €18.000 verdwenen en zat de oudervereniging met een schuld van €11.000 (openstaande facturen).

Deze oudervereniging, zoals bijna alle ouderverenigingen van het stedelijk, gemeentelijk en provinciaal onderwijs is een feitelijke vereniging. Dit betekent dat de leden van de oudervereniging hoofdelijk aansprakelijk zijn voor de schulden van de oudervereniging.

 

communicatie

Zodra de diefstal ontdekt was, is dit direct gecommuniceerd met alle leden van de oudervereniging en de directeur van de school.

Verder werd er ook zeer snel met alle andere ouders gecommuniceerd.

Ook binnen de school werd er door de leerkrachten veel aandacht besteed aan het opvangen van de kinderen. Juf Els vertelt dat veel leerlingen vragen hadden. Maar er was ook een zorg rond  de kinderen van de verdachte, deze moesten goed opgevangen worden. De school heeft tijd gemaakt om in klasgesprekken het voorval te bespreken en hebben o.a. gesproken over het feit dat kinderen niet verantwoordelijk zijn voor de daden van hun ouders. De school en oudervereniging, maar ook zeker de ouders van de school zijn zeer zorgzaam omgegaan met alle betrokkenen en hierdoor zijn er geen negatieve (bijvoorbeeld pesten) situaties ontstaan.

de pers

De pers heeft redelijk snel lucht gekregen van de zaak. Er zijn in de kranten en nieuwswebsites een aantal artikels verschenen. In eerste instantie was Jeroen hier niet blij mee, maar achteraf bekeken is dankzij het openbaar worden van de feiten enorm veel solidariteit ontstaan.

Zoals je kan lezen in de brief die de oudervereniging naar alle ouders stuurde, hebben ze onmiddellijk bijkomende acties gedaan om de schulden af te betalen. Ook hebben ze contact opgenomen met de leveranciers waar ze open rekeningen hadden staan. Deze waren over het algemeen erg begripvol en werd er een oplossing gevonden om de openstaande rekeningen af te betalen.

Zoals je al kon lezen ging het over 2 aparte bedragen, €18.000 het totaal bedrag dat er verdwenen was en €11.000 openstaande rekeningen. De leden van de oudervereniging zijn niet verantwoordelijk voor het verdwenen bedrag maar wel voor de schulden.

 

solidariteit

Door de enorme solidariteit van de lokale gemeenschap werden er vele acties opgezet waardoor de schulden op korte termijn betaald konden worden. Bijvoorbeeld het opzetten van een kaartjesverkoop door de oudervereniging in samenwerking met de lokale handelaars. Maar ook de opbrengst van een kerstmarkt; die georganiseerd werd door een heel aantal verenigingen samen, ging volledig naar de oudervereniging.

klacht indienen

Zodra de diefstal was ontdekt heeft het oudercomité klacht ingediend bij de politie. Een klacht indienen bij politie of parket is gratis.

Als er volgens het parket aanwijzingen zijn voor strafbare feiten (bijvoorbeeld diefstal, valsheid in geschriften, misbruik van vertrouwen, oplichting,…) dan start het parket een opsporingsonderzoek. In het geval van de ouderwerking van Jeroen werd er een onderzoek gestart. In het kader van dat onderzoek zijn er een aantal verhoren geweest door de politie.

We hebben verschillende acties op poten gezet om recht te krabbelen en al onze engagementen na te komen. We krijgen daarbij veel steun van de hele gemeenschap in Boekhoute. Verenigingen, maar ook de scholen en ouders, vragen hoe ze ons kunnen helpen en sommigen springen ook financieel bij.

burgerlijke partij

Als je enkel klacht indient en je geen burgerlijke partij stelt kan je ook geen aanspraak maken op de schade die je hebt geleden. Als je het geld terug wil eisen dient iemand van de oudervereniging zich burgerlijke partij te stellen. Een feitelijke vereniging heeft geen rechtspersoonlijkheid en kan zich geen burgerlijke partij stellen. Dit moet dus gedaan worden op naam van een lid van de ouderwerking. Om je als burgerlijke partij te stellen (en om het dossier op te volgen) is het vaak nodig een advocaat in de arm te nemen. De advocaat kan dan bewijsstukken verzamelen en een zaak bouwen tegen de verdachte. Hieraan zijn vaak advocaat kosten verbonden. Misschien heb je in je netwerk van ouders wel een advocaat die dit voor de oudervereniging wil doen. Uiteraard kunnen de kosten betaald worden door de feitelijke vereniging. Het is vaak ook de moeite waard om de rechtsbijstandsverzekering van de persoonlijke familiale verzekering aan te spreken, zij kunnen ook tussenkomen in de advocaatkosten.

Jeroen en zijn oudervereniging hebben er niet voor gekozen om dit te doen. Zij volgen passief mee hoe het onderzoek van het parket loopt. Wel hebben ze na ongeveer een half jaar een brief laten schrijven naar het parket door een advocaat om te informeren naar de stand van zaken. Dit kost ongeveer €100- €150 en die kost is gedragen door de feitelijke vereniging.

En nu?

De oudervereniging is ondanks dit voorval niet bij de pakken blijven zitten, integendeel. De oudervereniging is veerkrachtig en heeft inmiddels de financiële put gedicht. Helaas is de reserve weg en kunnen de aankopen die gepland stonden als schenkingen aan de school nog niet allemaal gedaan worden.

De band met de lokale gemeenschap is door dit voorval versterkt en er zijn een aantal mooie nieuwe samenwerkingen ontstaan.

De financiën worden op een andere manier beheerd, Jeroen aan de VRT “Onze financiële zaken gebeuren nu schriftelijk, via overschrijving, maar ook met toezicht. Er zijn nu twee mensen die naar alle transacties kijken. Zo hopen we nooit meer in een dergelijke situatie terecht te komen. Als we iets geleerd hebben, dan wel dat we ons beter moeten organiseren.” 

Concreet betekent dit:

  • Een financieel verslag opmaken op elke vergadering
  • Dat er financieel vrij weinig mogelijk is. Alles boven de €500 is beperkt en er zijn duidelijke afspraken met de bank gemaakt.
  • Een permanent toezicht van de voorzitter (het 4-ogen principe)

lessons learned

Jeroen  en Els geven aan dat de persoon die het geld verduisterd heeft wel de laatste zou zijn van wie je het verwacht. De verdachte heeft een heel erg goede reputatie en is erg betrokken bij de school, de oudervereniging en is een goed gekende persoon in de lokale gemeenschap. Ze straalt vertrouwen uit, heeft jaren ervaring in het bestuur van de oudervereniging en stond altijd klaar om te helpen.

Vanuit KOOGO willen we graag meegeven dat vertrouwen geven goed en zelfs noodzakelijk is. Pas wel op met de twee uitersten van vertrouwen. Blind vertrouwen en aan het andere uiterste, wantrouwen zijn extremen en probeer hier altijd een middenweg in te vinden[1].

Een andere tip die Jeroen geeft, is dat wisselmomenten van bijvoorbeeld bestuursleden of de functie van penningmeester belangrijke momenten zijn. Deze brengen een risico met zich mee als er niet duidelijk en transparant wordt gesproken over verwachtingen.

Vanuit KOOGO adviseren we om met een huishoudelijk reglement te werken in de oudervereniging om zo alle interne afspraken duidelijk vast te leggen. Op die manier zijn de verwachtingen duidelijk en kunnen mensen aangesproken worden als er zaken gebeuren die niet zijn afgesproken. Vraag een sjabloon voor een huishoudelijk reglement aan bij KOOGO.

Jeroen geeft aan dat hij heel blij is geweest dat hij en de andere vrijwilligers van de oudervereniging transparant gecommuniceerd hebben over het voorval. Uiteraard was dit spannend. Maar op die manier is het incident niet verder uit de hand gelopen, zijn de juiste procedures gestart, zijn de leerlingen op een juiste manier begeleidt en is er zelfs grote solidariteit op gang gekomen. De schulden zijn op korte termijn terugbetaald en ook de gratis soep die de leerlingen wekelijks kregen kon na een maand alweer opnieuw opgestart worden.

Het is goed te beseffen dat de leden van de oudervereniging niet verantwoordelijk zijn voor het recupereren van het geld, maar Jeroen en de andere leden hebben de verantwoordelijkheid van het herstel op zich genomen.

Het valt op in het gesprek dat KOOGO had met Jeroen hoe veerkrachtig en rationeel de oudervereniging is omgegaan met dit voorval, knap!

Op het moment van schrijven is de oudervereniging de schok te boven, de schulden zijn afbetaald en zet ze zich als vanouds met volle goesting in voor de leerlingen en de school.

KOOGO bedankt juf Els van de GBS Het Anker en Jeroen Degrieck, voorzitter oudercomité Bassevelde en Boekhoute om hun verhaal aan KOOGO te doen en om toestemming te geven hun verhaal te delen met andere ouderverenigingen. Els en Jeroen willen graag andere ouderverenigingen behoeden voor gelijkaardige situaties.

Moest je na het lezen met vragen zitten, twijfel dan niet om contact op te nemen met KOOGO.

Wil je als oudervereniging van het stedelijk, gemeentelijk en/of provinciaal onderwijs meer weten over financieel beheer, aansprakelijkheid, verzekeringen e.d. in een oudervereniging, volg dan de gratis basisvorming van KOOGO.

We hebben verschillende acties op poten gezet om recht te krabbelen en al onze engagementen na te komen. We krijgen daarbij veel steun van de hele gemeenschap in Boekhoute. Verenigingen, maar ook de scholen en ouders, vragen hoe ze ons kunnen helpen en sommigen springen ook financieel bij.

contactgegevens

Wil je meer weten over het financieel beheer van je ouderwerking, neem dan contact op met Marieke van KOOGO.

nuttige koogo-links

Volg de gratis basisvorming van KOOGO voor meer inzichten over de organisatie van je ouderwerking.

je eigen praktijkvoorbeeld op de koogo-website?

Neem contact op met KOOGO en wij luisteren graag naar jouw initiatief.

gerelateerde artikels

over het correct en veilig financieel beheren van een ouderwerking
over hoe de ouderwerking inzet op het vergroenen van de speelplaats
Scroll naar boven