hoe zit dat juist?
Wil je als ouderwerking van een gemeentelijke school een tombola organiseren? Dat kan een leuke en effectieve manier zijn om geld in te zamelen voor projecten op school. Maar ook bij kleinere tombola’s binnen de gemeente moet je rekening houden met specifieke regels. Hier leggen we uit wat je als feitelijke vereniging moet doen en waar je op moet letten.
Voor een tombola binnen de gemeente heb je geen vergunning nodig als:
- De tombola beperkt blijft tot de schoolgemeenschap (ouders, leerkrachten en leerlingen).
- De totale waarde van de prijzen niet hoger is dan €1.000.
- De prijs per lot maximaal €2,50 bedraagt en de totale opbrengst niet meer dan €2.000 is.
- Er per jaar maximaal vier tombola’s worden georganiseerd.
- De vereniging is erkend bij de gemeente
Voldoe je aan deze voorwaarden? Dan kun je de tombola vrij organiseren. Controleer bij je gemeente of er aanvullende lokale regels gelden.
Erkenning door de gemeente: een belangrijke voorwaarde
Wil je een tombola organiseren zonder vergunning? Zorg er dan voor dat je ouderwerking erkend is door de gemeente. Deze erkenning is een belangrijke voorwaarde om gebruik te maken van de vrijstellingen die gelden voor kleinere tombola’s.
Hoe werkt het?
- Neem contact op met het gemeentebestuur om te controleren of je ouderwerking officieel geregistreerd is als vereniging in de gemeente.
- Als je nog niet erkend bent, vraag dan na welke stappen je moet ondernemen. Vaak gaat het om een eenvoudige procedure waarbij je het huishoudelijk reglement of informatie over de activiteiten van je ouderwerking moet indienen.
Een erkenning biedt niet alleen toegang tot de vrijstellingen voor tombola’s, maar zorgt er ook voor dat je als ouderwerking meer vertrouwen en steun krijgt vanuit de gemeente. Bovendien versterkt het je positie bij het aanvragen van andere vergunningen, subsidies of samenwerkingen.
Een eerlijke trekking
Het is belangrijk dat de trekking eerlijk verloopt. Zorg ervoor dat:
- Elke deelnemer een gelijke kans heeft om te winnen.
- De trekking openbaar gebeurt, bij voorkeur in aanwezigheid van een onafhankelijke persoon.
- Er een reglement beschikbaar is waarin de deelnamevoorwaarden duidelijk staan.
Boekhouding en administratie
Houd een eenvoudig overzicht bij van de inkomsten en uitgaven van de tombola. Noteer duidelijk:
- Alle verkochte loten en opbrengsten.
- Waar de opbrengst voor wordt gebruikt, bijvoorbeeld speelplaatsmateriaal of uitstappen.
- Een kort verslag van de tombola, dat je na afloop kunt indienen bij het gemeentebestuur, zoals vereist door het Koninklijk Besluit.
Reclame en privacy en de leeftijdsgrens
Communiceer transparant over deelname, prijzen en trekking.
- Deelnemers aan de tombola moeten minimaal 18 jaar oud zijn.
- Loten mogen alleen worden verkocht binnen de gemeente waar de vereniging erkend is, en niet online.
- Zorg dat persoonlijke gegevens van deelnemers alleen voor de tombola worden gebruikt en daarna worden verwijderd.
Het organiseren van een tombola kan een goede manier om geld in het laadje te brengen van de oudervereniging, maar houd rekening met de regelgeving rond kansspelen.
nuttige koogo-links
Heb je vragen of twijfel je of jouw tombola voldoet aan de regels? Neem contact op met je gemeente of bezoek de Kansspelcommissie voor meer informatie.
Zoektermen: Feitelijke vereniging, Financiën, Geld, Organisatie, Ouderparticipatie, Oudervereniging, Ouderwerking,