Organisatie ouderwerking

'Ouderwerking' is een breed begrip. Er bestaan verschillende vormen van ouderwerking, je vindt ze hieronder terug. Zowel startende als reeds bestaande ouderwerkingen kunnen hier nuttige informatie vinden. Lees zeker ook even verder, want op deze pagina vind je ook belangrijke informatie over schenkingen en over vrijwilligers.

 

ow fv

De feitelijke vereniging bestaat juridisch niet, maar wel in de praktijk als groep van ouders (natuurlijke personen). Ze heeft geen wettelijke rechten en plichten. Er is een informatieplicht naar alle leden (vrijwilligers) op basis van de vrijwilligerswet.

Onder deze vorm heeft de ouderwerking geen wettelijke binding met de school. Door het organiseren van activiteiten in samenspraak met de school is ze er natuurlijk nauw mee verbonden.

financienDe ouderwerking kan eventuele inkomsten, verkregen door het organiseren van activiteiten, zelfstandig beheren en aanwenden. Best gebeurt dit in overleg met de school zodat de gelden optimaal en zinvol gebruikt worden ten gunste van de school en de kinderen (leerlingen). 

Deze gelden mogen niet vermengd worden met de (gemeentelijke) gelden van de school.

 

De leden van de ouderwerking vallen wat burgerlijke aansprakelijkheid (BA) betreft onder de schoolpolis. Mogelijk lichamelijke ongevallen (LO) van de leden worden niet gedekt door de schoolpolis. Hiervoor heeft de gemeente een eigen polis die de dekking van gemeentelijke vrijwilligers voorziet. Het is best om dit bij de gemeente na te vragen. Zowel voor burgerlijke aansprakelijkheid als voor lichamelijke ongevallen is de  voorwaarde dat de activiteit van de ouderwerking als schoolactiviteit erkend wordt. Wanneer de ouderwerking een activiteit organiseert die niet erkend wordt als schoolactiviteit dient zij zelf de nodige verzekeringen (BA en LO) hiervoor af te sluiten.

Het is een goed idee om als ouderwerking een huishoudelijk reglement op te stellen. Heb je hier hulp bij nodig, contacteer KOOGO, wij helpen je graag verder.

Als ouderwerking kan je ook een vzw-structuur hanteren. De vzw is een zelfstandige rechtspersoon. Ook onder deze vorm is er geen wettelijke binding met de school. Door het organiseren van activiteiten in samenspraak met de school is de vzw er natuurlijk nauw mee verbonden. Ook hier is er een informatieplicht naar alle leden (vrijwilligers) op basis van de vrijwilligerswet.

Wij raden deze organisatievorm enkel aan wanneer je als ouderwerking personeel in dienst hebt (bv. voor- en naschoolse opvang), beschikt over een eigen (school)bus of over aanzienlijke financiële middelen. Een nadeel van de vzw-structuur zijn de ruime administratieve verplichtingen.

De vzw is verplicht een boekhouding te voeren volgens de vzw-wetgeving. Het beheer en de besteding van de gelden gebeurt door de Raad van Bestuur van de vzw, overeenkomstig de statuten van de vzw. De vzw-statuten voorzien dat de besteding gebeurt in het voordeel van de school waarvoor de ouderwerking actief is.

De gelden mogen niet vermengd worden met de (gemeentelijke) gelden van de school.

Omdat de vzw een zelfstandige rechtspersoon is moet ze zelf alle verzekeringen afsluiten. Dit houdt in een polis voor burgerlijke aansprakelijkheid (BA) én lichamelijke ongevallen (LO) voor alle vrijwilligers waarop ze een beroep doet én voor alle georganiseerde activiteiten. Ze is als organisatie verantwoordelijk voor de correct genomen beslissingen en de georganiseerde activiteiten.

decretale ouderraadSommige ouders sluiten aan bij de oudervereniging of zetelen in de ouderraad. De ouderraad kan op vraag van de schoolraad advies uitbrengen maar ook op eigen initiatief het schoolbestuur adviseren over alle thema's waarover de schoolraad bevoegdheid heeft.

De school moet zo’n ouderraad oprichten als minstens 10% van de ouders dat vraagt, voor zover dit percentage ten minste drie ouders betreft. Een school kan ook het initiatief nemen om een decretale ouderraad op te richten zonder dat er een effectieve vraag vanuit ouders gesteld wordt.

De ouderraad houdt alle ouders op de hoogte van zijn standpunten en activiteiten.

De ouderraad wordt samengesteld voor 4 jaar. De zetelende ouderraad bepaalt hoe de volgende ouderraad zal worden samengesteld. Hij brengt alle ouders hiervan op de hoogte, zodat elke ouder die dat wil zich kandidaat kan stellen. Als de zetelende ouderraad geen richtlijnen vastlegt voor de samenstelling van een nieuwe ouderraad, organiseert het schoolbestuur, samen met de schoolraad, verkiezingen. De ouderraad heeft een huishoudelijk reglement. Heb je hulp nodig bij het opstellen van het huishoudelijk reglement, contacteer KOOGO. Wij helpen je graag verder.

Bron: Departement Onderwijs en Vorming

Wil je meer weten over de decretale ouderraad, de schoolraad en/of de overlegbevoegdheden? Bekijk dan zeker onze filmpjes op ons YouTube kanaal.

 

or

Wil je zelf een decretale ouderraad oprichten? Vraag dan het stappenplan aan bij één van de medewerkers van KOOGO.

In een schoolraad zetelen vertegenwoordigers van de ouders, van het personeel en van de lokale gemeenschap. In het secundair onderwijs hebben ook vertegenwoordigers van de leerlingen een zitje in de schoolraad. In het buitengewoon onderwijs beslist de directeur samen met de leerkrachten of het opportuun is om 1 of meer leerlingen in de schoolraad op te nemen.

De schoolraad wordt samengesteld voor 4 jaar. De pedagogische raad, de ouderraad en de leerlingenraad duiden hun afgevaardigden voor de schoolraad aan. Dat kan, maar moet niet via verkiezingen. Is er geen ouderraad of leerlingenraad, dan organiseert het schoolbestuur verkiezingen bij alle ouders en leerlingen.

Het schoolbestuur overlegt met de schoolraad over geplande beslissingen die personeel, ouders of leerlingen aanbelangen, zoals wijzigingen aan het schoolreglement of het studieaanbod, grote verbouwingen, het welzijnsbeleid, het gezondheidsbeleid … De schoolraad kan ook op eigen initiatief advies geven aan het schoolbestuur.

De schoolraad houdt alle leerlingen, ouders en personeelsleden op de hoogte van zijn standpunten en activiteiten.

Als de schoolraad vindt dat de school de regels over inspraak en participatie niet naleeft, kan ze klacht indienen bij de Commissie zorgvuldig bestuur. Ook ouders, leerlingen, personeelsleden en het schoolbestuur zelf kunnen bij die commissie terecht met vragen of problemen.

Schoolraden werden ingevoerd op 1 april 2005 via het decreet van 2 april 2004 betreffende participatie en de Vlaamse Onderwijsraad (hierna Participatiedecreet genoemd).

In schooljaar 2016-2017 liep de derde periode van 4 schooljaren af, en dienden er voor een volgende periode (2017-2021) nieuwe schoolraden te worden samengesteld.

Een huishoudelijk reglement is verplicht voor een schoolraad. Vragen i.v.m. het huishoudelijk reglement kunnen gesteld worden door de directie van de school aan OVSG of POV.

schenkingen aan de school


Wanneer de ouderwerking (feitelijke vereniging of vzw)  materialen aan de school schenkt of in financiële middelen voorziet, kan dit best gebeuren via een schenkingsformulier. Voor verbruiksmaterialen is dit niet nodig. Door een schenkingsformulier te gebruiken staat zwart op wit wie de eigenaar van de middelen is en is het duidelijk wie verantwoordelijk/aansprakelijk is. 

KOOGO heeft invuldocumenten ontwikkeld voor verschillende soorten schenkingen (materiële schenking, geldelijke schenking en schenkingen van toestellen). Vraag een schenkingsdocument aan bij één van de medewerkers van KOOGO.
 

vrijwilliger op school


Als lid van een ouderwerking of decretale ouderraad/schoolraad ben je een vrijwilliger. Je valt dan onder de vrijwilligerswet. We zetten de belangrijkste informatie even voor je op een rijtje.


Je bent vrijwilliger als:

  • jij je inzet voor een organisatie zonder winstoogmerk (een vzw, een feitelijke vereniging over de overheid),
  • je er geen geld mee verdient,
  • niemand je verplicht om dit te doen. 

Als je in het bestuur van een organisatie zit, ben je eveneens een vrijwilliger. Dan geldt de vrijwilligerswet ook voor jou.

Valt de decretale ouderraad of het oudercomité van de school ook onder vrijwilligerswerk?

Zeker! Je kan als ouderwerking van een gemeentelijke, stedelijke of provinciale school de structuur
van een feitelijke vereniging of de vzw-structuur aannemen om op die manier de school te
ondersteunen. Leden van een decretale ouderraad of schoolraad zijn ook vrijwilligers. Zij zijn vrijwilligers in een adviesraad van het schoolbestuur.

Heb je rechten en plichten als vrijwilliger?

Ja, je hebt wettelijke rechten en plichten. Eerst en vooral heb je recht op informatie over alles wat er binnen je organisatie gebeurt. Maar je bent in de meeste gevallen ook beschermd tegen burgerlijke aansprakelijkheid. De organisatie moet je op de hoogte houden van haar doel. Waar is ze mee bezig? Welk soort organisatie is het: een feitelijke vereniging, een vzw, … ? Hoe zit het met de verzekeringen? Zijn er kosten die je terugbetaald krijgt? Heb je een geheimhoudingsplicht of niet en waarover? …

Ben ik als vrijwilliger op school verzekerd?


Hier is het belangrijk te weten welke structuur de organisatie heeft. Een ouderwerking als feitelijke vereniging of als vzw verschillen wat verzekeringen betreft. Ook voor een decretale ouderraad volgens het participatiedecreet van 2004 ligt het enigszins anders. Wil je alles weten over vrijwilligerswerk? https://www.vlaanderenvrijwilligt.be/

 

basisvormingen

KOOGO organiseert regelmatig online basisvormingen voor ouders in ouderwerkingen. In deze basisvorming komen volgende onderwerpen aan bod:

  • organisatievormen: ouderwerking feitelijke vereniging of VZW, de decretale ouderraad
  • financiën en verzekeringen
  • het huishoudelijk reglement
  • dubbele constructies

Je kan inschrijven voor de basisvorming via deze link 

basisvorming

Bron: Departement Onderwijs en Vorming

KOOGO Infofilm - De schoolraad deel 1

KOOGO Infofilm - De schoolraad deel 2